Zertifizierter WEG-Verwalter: Pflichten bei Dienstleistern

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes können Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Die Übergangsfristen sind inzwischen abgelaufen. Gleichzeitig hat der Bundesgerichtshof im März 2026 die Regeln für die Auftragsvergabe gelockert. Für Verwalter und Beiräte stellen sich damit zwei Fragen: Erfüllt unsere Verwaltung die Anforderungen? Und wie beauftragen wir Reinigung, Hausmeisterdienst oder Handwerker so, dass der Beschluss einer Anfechtung standhält? Dieser Beitrag fasst den Stand zusammen.

Seit wann gilt der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter?

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Diese Regel ist nach § 48 Abs. 4 WEG seit dem 1. Dezember 2023 anwendbar. Wer bereits am 1. Dezember 2020 Verwalter einer Gemeinschaft war, galt gegenüber deren Eigentümern noch bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert. Diese Übergangsfrist ist abgelaufen.

Das Gesetz formuliert keinen Berufszugang, sondern einen Anspruch: Jeder Eigentümer kann nach § 18 Abs. 2 WEG eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen, dazu gehört dann auch ein zertifizierter Verwalter. Eine Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften. Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ist ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, entfällt der Anspruch.

Wer gilt als zertifiziert?

Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a WEG bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über die rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse bestanden hat. Die Prüfung besteht nach § 3 ZertVerwV aus einem schriftlichen Teil von mindestens 90 Minuten und einem mündlichen Teil.

Nach § 7 ZertVerwV sind bestimmte Qualifikationen gleichgestellt:

• die Befähigung zum Richteramt,
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann oder zur Kauffrau oder zum Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
• ein anerkannter Abschluss als Geprüfte Immobilienfachwirtin oder Geprüfter Immobilienfachwirt,
• ein Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Verwaltungsfirmen: Auf das Team kommt es an

Viele Gemeinschaften werden nicht von einer Einzelperson, sondern von einer GmbH oder einer anderen Gesellschaft verwaltet. Für sie gilt § 8 ZertVerwV: Eine Gesellschaft darf sich nur dann zertifizierter Verwalter nennen, wenn die Beschäftigten, die unmittelbar mit Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind. Beiräte können sich die entsprechenden Nachweise vorlegen lassen.

Wer darf Dienstleister beauftragen?

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG), entschieden wird grundsätzlich durch Beschluss (§ 19 Abs. 1 WEG). Der Verwalter darf nach § 27 Abs. 1 WEG selbst handeln, wenn eine Maßnahme untergeordnete Bedeutung hat und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führt oder wenn sie zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich ist. Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG).

Ein dauerhafter Reinigungs- oder Hausmeistervertrag ist in vielen Anlagen keine Kleinigkeit. Ob er noch unter § 27 Abs. 1 fällt, hängt vom Einzelfall ab, etwa von der Größe der Anlage und dem Vertragsvolumen. Ein klarer Beschluss mit Leistungsumfang, Vertragspartner und Laufzeit schafft hier Sicherheit. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft (§ 9b WEG) und unterschreibt den Vertrag.

Vergleichsangebote nach dem BGH-Urteil von 2026

Lange verlangten die Instanzgerichte nahezu einhellig, oberhalb einer Bagatellgrenze mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Der Bundesgerichtshof hat dieser Praxis am 27.03.2026 (V ZR 7/25) eine Absage erteilt: Vor der Beauftragung von Erhaltungsmaßnahmen besteht keine allgemeine Pflicht, mehrere Vergleichsangebote einzuholen. Entscheidend ist, ob die vorhandenen Informationen vom Standpunkt eines vernünftig und wirtschaftlich denkenden Eigentümers für eine Entscheidung ausreichen. Gute Erfahrungen mit einem bewährten Unternehmen können eine solche Grundlage sein.

Der BGH betont zugleich, dass es zunächst zu den Pflichten des Verwalters gehört, ein Angebot auf Eignung und Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Ein Beschluss über ein objektiv ungeeignetes oder überteuertes Angebot kann weiterhin ordnungsmäßiger Verwaltung widersprechen. Das muss der Kläger aber fristgerecht darlegen und beweisen: Die Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Das Urteil betrifft Erhaltungsmaßnahmen. Für laufende Dienstleistungsverträge ist die Frage nicht ausdrücklich entschieden, Vergleichsangebote bleiben dort ein bewährter Weg, die Entscheidungsgrundlage zu belegen.

Dokumentation gegenüber den Eigentümern

Transparenz schützt Verwalter vor Streit. Das WEG gibt dafür den Rahmen vor:

• Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG mit dem Wortlaut aller Beschlüsse.
• Einsichtsrecht jedes Eigentümers in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 Abs. 4 WEG, also auch in Angebote und Verträge.
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG.
• Ein Leistungsverzeichnis und Einsatzprotokolle des Dienstleisters, damit sich prüfen lässt, ob die beschlossene Leistung erbracht wird.

Fazit

Der zertifizierte Verwalter ist seit dem Ende der Übergangsfrist Standard, den Eigentümer einfordern können. Bei der Auftragsvergabe hat der Bundesgerichtshof den Spielraum der Gemeinschaften gestärkt, die Verantwortung des Verwalters für eine belastbare Entscheidungsgrundlage aber betont. Wer Angebote prüft, Beschlüsse klar fasst und Leistungen dokumentieren lässt, ist auf der sicheren Seite. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. SevenClean unterstützt Verwaltungen in Berlin und Brandenburg bei der Objektbetreuung mit festem Ansprechpartner, Leistungsverzeichnis und Fotoprotokoll aus der eigenen Protokoll-App. Nach einer Besichtigung vor Ort erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden ein verbindliches Angebot als Grundlage für Ihren Beschluss.