Die Papierkörbe sind geleert, aber die Teeküche klebt. Der Boden ist gewischt, aber auf den Fensterbänken liegt seit Wochen Staub. Solche Situationen kennen viele Büroleiter, und fast immer steckt dasselbe Problem dahinter: Niemand hat schriftlich festgelegt, was wann gereinigt wird. Ein Leistungsverzeichnis schließt diese Lücke. Es macht aus einem vagen Auftrag eine überprüfbare Vereinbarung, mit der Sie Angebote vergleichen und Qualität einfordern können.
Warum ein Leistungsverzeichnis Streit vermeidet
Ohne Leistungsverzeichnis haben Auftraggeber und Dienstleister oft ein unterschiedliches Bild davon, was "Büroreinigung" heißt. Für den einen gehört das Abwischen der Schreibtische dazu, für den anderen nur, wenn die Tische leer sind. Das eine Team reinigt Heizkörper, das andere nie. Beschwerden lassen sich dann kaum klären, weil es keinen Maßstab gibt.
Ein Leistungsverzeichnis legt für jeden Raum fest, welche Tätigkeit in welchem Intervall erbracht wird. Damit wird jede Reklamation konkret: Nicht "es ist nicht sauber", sondern "die Teeküche war am Dienstag nicht gereinigt, obwohl tägliche Reinigung vereinbart ist". Zudem werden Angebote verschiedener Anbieter erst vergleichbar, wenn alle auf dasselbe Verzeichnis kalkulieren.
Bei der Gestaltung gibt es zwei Ansätze. In der leistungsorientierten Variante steht fest, was wie oft gemacht wird, zum Beispiel „Boden zweimal pro Woche wischen“. In der ergebnisorientierten Variante wird ein Zustand beschrieben, etwa „Böden frei von sichtbarem Schmutz“, und der Dienstleister entscheidet selbst, wie oft er dafür reinigt. Die erste Variante ist leichter zu kontrollieren, die zweite flexibler. In der Praxis kombinieren viele Auftraggeber beide: feste Intervalle für Sanitär und Küche, Ergebnisbeschreibungen für weniger genutzte Flächen.
Aufbau: Raumgruppen, Tätigkeiten und Intervalle
Ein gutes Leistungsverzeichnis beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Fassen Sie Räume mit ähnlicher Nutzung zu Raumgruppen zusammen, zum Beispiel Büros, Besprechungsräume, Empfang, Teeküchen, Sanitärräume, Flure und Treppen, Lager und Technikräume. Für jede Gruppe notieren Sie die Fläche und den Bodenbelag, denn Teppich, Linoleum und Fliesen brauchen unterschiedliche Verfahren.
Danach ordnen Sie jeder Raumgruppe Tätigkeiten und Intervalle zu. Sanitärräume und Teeküchen werden in der Regel täglich gereinigt, weil dort Hygiene im Vordergrund steht. Büros brauchen oft weniger, dafür kommen dort Arbeiten wie das Abwischen von Telefonen und Tastaturen dazu, die nur auf freigeräumten Flächen sinnvoll sind. Eine einfache Gliederung sieht so aus:
- Täglich: Sanitärräume reinigen und Verbrauchsmaterial auffüllen, Teeküchen, Papierkörbe leeren, Böden in stark genutzten Bereichen
- Wöchentlich: Büroböden saugen oder wischen, freie Schreibtischflächen, Türgriffe und Lichtschalter, Glastüren auf Griffhöhe
- Monatlich: Heizkörper, Fensterbänke, Sockelleisten, Oberkanten von Schränken, Stuhlgestelle
- Nach Bedarf oder als Zusatzleistung: Glasreinigung von Fenstern und Trennwänden, Teppichgrundreinigung, Grundreinigung und Pflege von Hartböden
Kurz gesagt
- Ein Leistungsverzeichnis macht Reinigung überprüfbar und Angebote vergleichbar.
- Aufbau: Raumgruppen bilden, Tätigkeiten zuordnen, Intervalle festlegen.
- Glasreinigung und Sonderarbeiten als eigene Positionen beschreiben.
- Regelmäßige Begehungen und ein fester Ansprechpartner sichern die Qualität.
Zusatzleistungen sauber abgrenzen
Glas- und Fensterreinigung ist das klassische Beispiel für eine Leistung, die gern unklar bleibt. Legen Sie fest, ob Glasflächen innen, außen oder beidseitig gereinigt werden, ob Rahmen dazugehören und wie oft das geschieht. Bei hohen Fassaden oder schwer erreichbaren Flächen kommen Leitern, Teleskopstangen oder Hubarbeitsbühnen zum Einsatz, das gehört ebenfalls ins Verzeichnis.
Gleiches gilt für Arbeiten, die nur gelegentlich anfallen: Grundreinigung von Teppichen, Polsterreinigung, Reinigung nach Umbauten oder Veranstaltungen. Werden diese Leistungen mit eigenem Preis und eigener Beschreibung geführt, lassen sie sich bei Bedarf abrufen, ohne den gesamten Vertrag neu zu verhandeln.
Reinigung außerhalb der Arbeitszeit und Qualitätskontrolle
Viele Büros werden am frühen Morgen oder am Abend gereinigt, damit der Betrieb nicht gestört wird. Das hat Folgen, die geregelt sein müssen: Wer hat Schlüssel oder Zugangskarten, wie wird die Alarmanlage bedient, welche Räume sind tabu, etwa Serverräume oder Archive mit vertraulichen Unterlagen? Klären Sie auch, wie mit Papier umgegangen wird. Vertrauliche Dokumente gehören in eigene, verschlossene Behälter und nicht in den normalen Papierkorb.
Wer einen Mitarbeiter benennt, der morgens kurz durch die Räume geht und Auffälligkeiten meldet, verkürzt den Weg zwischen Mangel und Behebung erheblich. Ein einfaches Mängelbuch oder ein gemeinsames Formular genügt dafür. Entscheidend ist, dass Meldungen am selben Tag beim Dienstleister ankommen und nicht erst in der nächsten Besprechung.
Qualität entsteht durch Kontrolle. Vereinbaren Sie regelmäßige Begehungen mit festen Kriterien und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Wichtig ist ein fester Ansprechpartner beim Dienstleister, der Mängel aufnimmt, an das Team weitergibt und bei der nächsten Begehung nachweist, dass sie behoben sind. Ein festes Team in Ihrem Objekt kennt die Räume und die Eigenheiten des Hauses, wechselnde Kräfte müssen sich jedes Mal neu einarbeiten.
Checkliste für die Ausschreibung
Bevor Sie Angebote einholen, sollten diese Unterlagen und Angaben vorliegen. Je vollständiger sie sind, desto genauer und vergleichbarer werden die Angebote.
- Grundrisse oder Raumliste mit Flächen, Nutzung und Bodenbelag je Raum
- Leistungsverzeichnis mit Raumgruppen, Tätigkeiten und Intervallen
- Gewünschte Reinigungszeiten und Regeln für Zugang, Schlüssel und Alarmanlage
- Zusatzleistungen wie Glasreinigung mit Fläche, Höhe und Häufigkeit
- Vorgaben zu Verbrauchsmaterial: wer stellt Seife, Papier und Müllbeutel
- Art und Rhythmus der Qualitätskontrolle, Ansprechpartner auf beiden Seiten
- Termin für eine Besichtigung vor Ort
Fazit
Ein Leistungsverzeichnis kostet einmal etwas Zeit, spart aber über die gesamte Vertragslaufzeit Diskussionen. Es zwingt beide Seiten, vorab zu klären, was erwartet wird, und macht Qualität messbar. SevenClean erstellt für Büros in Berlin und Brandenburg ein Leistungsverzeichnis auf Grundlage einer Besichtigung vor Ort, arbeitet mit festem Team und festem Ansprechpartner und dokumentiert die Kontrollen.
