Hausreinigung und Hauswart in der Betriebskostenabrechnung

Kaum eine Position in der Betriebskostenabrechnung wird so oft beanstandet wie der Hauswart. Der Grund liegt selten im Betrag, sondern in der Abgrenzung: Was hat der Hausmeister gereinigt, was repariert, was verwaltet? Wer Hausreinigung und Hauswart vermischt oder nicht umlagefähige Anteile pauschal abzieht, riskiert, dass die Nachforderung vor Gericht scheitert. Dieser Beitrag zeigt, wie Verwalter und Vermieter beide Positionen sauber trennen und belegen.

Zwei Positionen, zwei Regeln

Die Betriebskostenverordnung behandelt beide Kostenarten getrennt. Nach § 2 Nr. 9 BetrKV gehören zu den Kosten der Gebäudereinigung die Kosten für die Säuberung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile, etwa Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und der Fahrkorb des Aufzugs. Welche Leistungen dazugehören und in welchem Intervall, behandelt unser Ratgeber zur Treppenhausreinigung.

Die Kosten für den Hauswart regelt § 2 Nr. 14 BetrKV. Umlagefähig sind die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen für seine Arbeit, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Dazu kommt eine Sperre gegen doppelte Abrechnung: Soweit der Hauswart Arbeiten ausführt, die unter andere Nummern fallen, etwa Gebäudereinigung oder Gartenpflege, dürfen dafür keine zusätzlichen Kosten angesetzt werden.

Was beim Hauswart nicht umlagefähig ist

Ein Hausmeister erledigt in der Praxis vieles: Er kontrolliert, reinigt, wechselt Leuchtmittel, repariert Türschließer, nimmt Handwerker in Empfang und beantwortet Mieteranfragen. Nur ein Teil davon ist umlagefähig. Reparaturen und Erneuerungen gehören zur Instandhaltung und Instandsetzung, Aufgaben der Hausverwaltung sind ausdrücklich ausgenommen. Beides muss aus den Hauswartkosten herausgerechnet werden.

Der Bundesgerichtshof hat das mehrfach konkretisiert. Eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale für Störungen außerhalb der Geschäftszeiten ist keine Betriebskostenposition, sondern vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).

Ein typischer Streitpunkt ist die Überschneidung mit anderen Positionen. Reinigt der Hauswart selbst das Treppenhaus oder mäht er den Rasen, darf dieser Zeitanteil nicht zusätzlich unter Gebäudereinigung oder Gartenpflege erscheinen. Umgekehrt gilt: Hat eine Reinigungsfirma das Treppenhaus übernommen, sollte der Hauswartvertrag diese Tätigkeit nicht noch einmal enthalten. Am klarsten ist es, wenn jede Tätigkeit genau einer Kostenart zugeordnet ist und die Verträge das auch so beschreiben. Dann lässt sich jede Rechnungsposition ohne Rückfragen einer Nummer der Betriebskostenverordnung zuordnen, und Mieter sehen bei der Belegeinsicht sofort, wofür sie zahlen.

Pauschale Abzüge reichen nicht

Viele Abrechnungen ziehen vom Hauswart einfach einen festen Prozentsatz ab. Das ist riskant. Nimmt der Vermieter einen pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Kosten vor, genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Der Vermieter muss die Kosten dann nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Im entschiedenen Fall hatte die Vermieterin pauschal 10 Prozent abgezogen.

Diese Linie gilt weiter. Das Landgericht Berlin II hat am 18.07.2025 (63 S 285/24) eine Nachforderung für Hauswartleistungen abgewiesen, weil die Vermieterin die Kosten auf Bestreiten der Mieterin nicht ordnungsgemäß aufgeschlüsselt und nachgewiesen hatte.

Wirtschaftlichkeit, Belege und Leistungsverzeichnis

Nach § 556 Abs. 3 BGB ist bei der Abrechnung der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Wer einen Verstoß behauptet, muss ihn allerdings darlegen und beweisen: Diese Last trägt nach dem Bundesgerichtshof der Mieter (Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10). Auf Verlangen muss der Vermieter Einsicht in die Belege gewähren, nach § 556 Abs. 4 BGB darf er sie auch elektronisch bereitstellen.

Damit die Abrechnung einer Prüfung standhält, helfen diese Unterlagen:

• Getrennte Verträge oder Rechnungspositionen für Hausreinigung, Hauswart, Gartenpflege und Winterdienst.
• Ein Leistungsverzeichnis, das jede Tätigkeit einer Kostenart zuordnet.
• Tätigkeitsnachweise des Hauswarts mit Zeitanteilen für Reparaturen und Verwaltungsaufgaben.
• Protokolle mit Datum, die belegen, dass die abgerechnete Leistung erbracht wurde.

Fristen für Abrechnung und Einwendungen

§ 556 Abs. 3 BGB setzt beiden Seiten klare Fristen. Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Der Mieter wiederum muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Später kann er sie nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Für Verwalter heißt das: Belege und Aufschlüsselungen sollten mindestens so lange griffbereit sein, bis diese Frist abgelaufen ist.

Fazit

Die Abgrenzung von Hausreinigung und Hauswart ist weniger eine Rechen- als eine Dokumentationsfrage. Wer Leistungen getrennt beauftragt, sie in einem Leistungsverzeichnis beschreibt und Reparatur- und Verwaltungsanteile nachvollziehbar herausrechnet, kann Einwendungen gelassen begegnen. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. SevenClean übernimmt Hausmeisterservice und Reinigung in Berlin und Brandenburg mit festem Team, Leistungsverzeichnis und Fotoprotokoll aus der eigenen Protokoll-App, damit Ihre Abrechnung belegbar bleibt.